Mit timez® den Arbeitsalltag neu gestalten – von „A“ wie Arbeitszeitrechner bis „Z“ wie Zeiterfassung
Ein System – viele Funktionen, noch mehr Möglichkeiten
Welche Funktionen sind Ihnen bei einem System für Zeiterfassung wichtig?
Arbeitszeitrechner, Überstundenanzeige, Darstellung der Urlaubstage, Übersicht von An- und Abwesenheiten der Projekt-, Team-, oder Abteilungsmitglieder? Bei timez® finden Sie all diese Übersichten direkt auf dem übersichtlichen Dashboard – Zu jeder Zeit, an jedem Ort und mit jedem beliebigen Endgerät.
timez® ist ein Produkt der GTSOL GmbH, wurde in Deutschland entwickelt und die Daten werden in drei verschiedenen Rechenzentren an unterschiedlichen Standorten in Deutschland gehostet, um höchste Sicherheit zu gewährleisten. „Software Hosted in Germany“. Das bestätigte der Bundesverband Mittelstand IT e.V. im April 2021 durch seine Zertifizierung.
Die Vision – Wie timez® entstand und was timez® noch bietet über die Zeiterfassung hinaus
Martin Mir, Geschäftsführer der GTSOL GmbH mit einem mehrköpfigen Team hat mehr als zwei Jahre Entwicklung in timez® gesteckt. Seine Vision: Zeiterfassung per App. Rechtskonform nach EuGH und sekundengenau, in Echtzeit überall verfügbar. Doch damit nicht genug. Er möchte eine neue Form des Arbeitens ermöglichen. „New Work – Next Level“ ist das Ziel. Denn timez® kann weit mehr als Arbeitszeiten zu erfassen oder Überstunden aufzuzeigen.
Und genau das unterscheidet timez® schon jetzt von vielen anderen Anbietern für Zeiterfassung: Die Möglichkeiten, die das digitale Produkt über die Kernfunktion hinaus bietet. Die Besonderheit: Es gibt alle Funktionen zu einem Preis. Und das auch noch günstiger als die meisten anderen Anbieter, die eine reine digitale Zeiterfassung anbieten.
Zu gut, um wahr zu sein?
Möglich. Aber timez® beweist das Gegenteil. Und davon können sich alle Interessierten kostenfrei und unverbindlich überzeugen. „Wir möchten unsere Kunden durch unser Produkt überzeugen. Nicht durch Versprechungen. Kein Argument kann so überzeugend sein wie timez® selbst. Daher bieten wir timez® für einen Probezeitraum kostenfrei an. Mit allen Funktionen, ohne Einschränkungen“, erklärt Geschäftsführer Martin Mir.
Das ist ganz einfach: Auf der Website ist es möglich, sich für die kostenfreie Probezeit zu registrieren. Einfach Name und Mailadresse angeben, Passwort festlegen und nach der Verifizierung der Bestätigungsmail direkt starten. Am PC, Handy oder Tablet, sie können gleichzeitig an mehreren Geräten eingeloggt sein und erhalten alle Änderungen und Anpassungen direkt in Echtzeit auch auf allen Geräten. Ein toller Nutzen, wenn man im Team arbeiten möchte und sicher gehen will, dass wirklich alle Daten und Dateien auf die man zugreift, aktuell sind.
Zeiterfassung mit timez®
In timez® eingeloggt, hat man mit einem einfachen Klick die Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung zu starten. timez® erfasst die Zeiten sekundengenau. Nach dem Starten der Arbeitszeit wird jedem Nutzer die genaue Startzeit angezeigt. Darüber hinaus erfährt man direkt auf dem Dashboard die bereits absolvierte Arbeitszeit des aktuellen Tages und die addierten Zeiten des aktuellen Monats. In der Anzeige „Überstunden“ sieht man zudem jede Minute, die man mehr gearbeitet hat. Damit behält man alle Zeiten immer genau im Blick.
Zeiterfassung direkt auf Projekte buchen
Nachdem die Arbeitszeiterfassung gestartet ist, gibt es die Möglichkeit die Arbeitszeit direkt auf ein Projekt zu buchen. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Projekten ist jederzeit möglich. So behalten alle den Überblick und sind auf einen Klick auskunftsfähig. Bei internen Rückfragen oder bei Rückfragen direkt von Kundenseite. Einfach in timez® klicken und alle Zeiten und weiteren wichtigen Daten zum Projekt direkt einsehen.
Der Arbeitszeitrechner von timez®
Die Arbeitszeit wird automatisch mitberechnet. Dazu ist eine Eingabe der Regelarbeitszeiten je Nutzer möglich und nötig. So erkennt timez® genau, ob die Zielarbeitszeit erreicht wurde. Das ist notwendig um die Arbeitszeiten pro Monat anzuzeigen sowie die Überstunden, die geleistet wurden. Aber keine Angst: Das macht timez® nach einer einmaligen Eingabe alles von ganz alleine. Jedes Mal, sobald auf „Arbeitszeit starten“ oder „Arbeitszeit stoppen“ gedrückt wird. Neben der Anzeige im Dashboard gibt es zudem die Möglichkeit, jeden einzelnen Tag und die dort erbrachten Arbeitszeiten in einer Übersicht einzusehen und auch als PDF- oder CSV-Datei zu exportieren.
Überstunden dokumentieren mit timez®
Wer kennt das nicht: Der Feierabend ist schon längst erreicht, aber eine Aufgabe muss dringend noch erledigt werden und es wird wieder länger im Büro oder Home-Office? Viele Mitarbeiter:innen erfassen die Arbeitszeiten noch in aufwendigen Excel-Sheets per Hand, um einen Überblick zu behalten. Und damit Abteilungsleiter:innen oder Vorgesetzte ebenfalls den Überblick behalten, das nach Arbeitsrecht alle Vorgaben eingehalten werden, erfolgt oftmals eine weitere Dokumentation der Arbeitszeiten – mitunter auch in Excel-Sheets.
Mit timez® werden Überstunden automatisch erfasst. Zeiterfassung ohne Excel-Sheets. Digital und zukunftsorientiert. Mitarbeiter:innen haben eine lückenlose Dokumentation und einen Nachweis für zu viel geleistete Stunden. Vorgesetzte behalten auch in Home-Office-Zeiten den Überblick und können direkt einlenken, wenn sie mitbekommen, dass die Arbeitsverteilung im Team nicht mehr ausgewogen ist.
Urlaub beantragen
Doch neben den Überstunden gilt es auch die Urlaubstage im Blick zu behalten. Auch das ist mit timez® möglich. Auf dem Dashboard ist der aktuelle Status von verfügbaren und bereits genutzten Urlaubstagen einsehbar. Der Urlaubsantrag kann dann auch direkt über timez® gestellt werden. Mit einem Klick in „Urlaub beantragen“ gibt es die Möglichkeit, den Zeitraum einzutragen, zudem der Urlaub gewünscht ist. Ist der Urlaubsantrag ausgefüllt, wird dieser direkt an den Vorgesetzten geschickt, der diesen zur Prüfung und Freigabe erhält. Nach Prüfung und Freigabe wird der Urlaub dann direkt von timez® in den Kalender eingetragen. So wissen alle Kolleg:innen Bescheid und können damit ihren eigenen Arbeitsablauf planen.
Kalendereinträge in timez®
Neben Einträgen von Urlaubszeiten bietet der Kalender viele weitere nützliche Funktionen. Meetings im Team können dort erfasst werden, genauso wie private Termine oder auch An- und Abwesenheiten bei Abteilungen die im Schichtbetrieb arbeiten oder zu Bereitschaftsdiensten eingeteilt sind. Der Kalender bietet für alle Teammitglieder – auch externe Dienstleister oder Partner bei entsprechender Berechtigungsfreigabe – eine Übersicht über alle relevanten Termine und Ereignisse innerhalb des Teams. Alle Termine, auch die unterschiedlicher Projekte oder Projektgruppen, denen Sie angehören, werden innerhalb eines Kalenders direkt auf dem Dashboard dargestellt. Einfach, unkompliziert und mit dem Focus, immer alle Termine im Blick zu behalten.
Krankmeldung in timez®
Krankmeldungen sind ebenfalls in timez® einstellbar. Als Direktmeldung an den Vorgesetzten und mit automatischen Eintrag in den Kalender, damit Kolleg:innen wissen, wer erreichbar und verfügbar ist. In Zeiten von Home Office ist dies ganz praktisch, ein digitale Krankmeldung erleichtert die Kommunikation und nichts geht verloren.
User verwalten, Berechtigungen erteilen, Zusammenarbeit ermöglichen
Um das Arbeiten in Teams oder Abteilungen zu ermöglichen und so einfach wie möglich zu gestalten wird jeder User einzeln verwaltet. Neben dem Anlegen des Profils beim Start mit timez® haben Vorgesetzte so die Möglichkeit, jederzeit Berechtigungen anzupassen, neue User hinzuzufügen oder bestehende User zu löschen. Das macht das Arbeiten mit timez® nicht nur flexibel, sondern auch extrem individuell. Auch externe User wie etwa Dienstleister oder Freelancer, die nur temporär innerhalb des Teams mitarbeiten, können in Echtzeit hinzugefügt oder auch wieder entfernt werden.
Somit erfüllt timez® auch alle spezifischen Vorgaben von Betriebsräten bzw. kann diesen jederzeit angepasst werden. Auch individuelle Lösungen oder Einstellungen für ganze Unternehmen sind programmierbar und umsetzbar. timez® passt sich auch Unternehmensvorgaben an – natürlich nach Absprache und nicht in der Standard-Version.
Teamzeiten erfassen, Projekte definieren, Projektkosten im Überblick behalten
Mit der Zeiterfassung der Arbeitszeiten beginnt alles. Die Voraussetzungen für die Arbeitszeiterfassung nach EuGH ist damit gegeben und Mitarbeiter:innen und Vorgesetzte behalten alle Arbeits- und Pausenzeiten im Blick und haben Nachweise, dass alle gesetzlichen Vorgaben zum Schutz der arbeitenden Personen eingehalten werden.
Als Ersatz für eine Stempeluhr, oder die digitale Variante einer Stempeluhr oder Stechuhr sind damit alle Ansprüche erfüllt. Allerdings möchte timez® mehr bieten. Um den Arbeitsalltag so einfach wie möglich zu gestalten und ein miteinander Arbeiten zu ermöglichen, ist das Erfassen von Arbeitszeiten aller Teammitglieder möglich.
Welche Vorteile bietet timez® damit konkret in der Praxis?
In vielen Unternehmen wie etwas Werbeagenturen, Beratungsagenturen, Zeitarbeitsfirmen oder Personalvermittlungsunternehmen – aber auch in Kleinbetrieben und Industrieunternehmen – arbeiten Teams abteilungsübergreifend an Projekten. Teilweise auch Unternehmensübergreifend. Also mit externen Dienstleistern oder Freelancern, um sich Know-How, Wissen oder Arbeitskraft temporär hinzuziehen.
Projekte oder Projektarbeiten sind mit Kosten verbunden. Diese müssen kalkuliert, geprüft und letztlich auch weiterberechnet werden. Auch wenn es nur für eine interne Dokumentation und Kalkulation ist: Es ist immer wertvoll zu wissen, wie aufwendig Projekte im Detail sind und welche Personen genau an welchen Aufgaben arbeiten.
timez® bietet die Möglichkeit, Projekte anzulegen. Diese Projekte können dann gezielt im Dashboard von den Mitarbeiter:innen angewählt werden, um dort Projektzeiten zu erfassen. Innerhalb der Projektzeiterfassung wird dann dokumentiert, welche Tätigkeiten durchgeführt werden. Wie detailliert dies erfolgt, kann individuell nach Team, Abteilung oder Unternehmen definiert werden.
Arbeiten z.B. fünf Mitarbeiter an einem Projekt, erfasst und berechnet timez® alle Projektarbeitszeiten dieser fünf Mitarbeiter. In der Reporting-Übersicht erfolgt dann eine Übersicht von Projektarbeitszeiten. Aber auch von Projektkosten – sofern Stundensätze hinterlegt wurden. Mit Hilfe dieser Übersichten und Berechnungen kann die Buchhaltung direkt auf die Daten zugreifen für die Weiterbearbeitung nutzen. Diese kann dann ohne weitere Berechnungen direkt Rechnungen erstellen und die Auswertungen im PDF- oder CSV-Format auf Wunsch auch direkt an den Kunden oder interne Stellen mitsamt Rechnung aushändigen.
Projekte in timez® – die Funktion in der Funktion
Projektzeiten erfassen ist eine Möglichkeit, die das Arbeiten in Teams und Abteilungen vereinfacht. Die weitere Möglichkeit ist es, innerhalb der Projekte zusammen zu arbeiten.
Das bedeutet: Alle Team- oder Projektmitglieder können innerhalb des Projektes in Echtzeit:
- Word-, Excel-, PPT-, PDF-, JPG- oder PNG-Dateien uploaden oder downloaden
- Dateien in Ordner strukturieren
- Aufgaben erstellen, zuweisen, überblicken
- Kommentare an Teammitglieder senden
- innerhalb der Wissensbasis Updates oder allgemeine Informationen erfassen und teilen
Was bedeutet ‚in Echtzeit‘ in diesem Zusammenhang?
Jedes Projekt- oder Teammitglied sieht direkt alle Änderungen. Wird z.B. eine Datei hochgeladen, ist diese zeitgleich für alle Teammitglieder sichtbar, ohne erforderliche Aktualisierung von timez® oder anderen Schritten. Das macht das Arbeiten schneller, effizienter und verhindert doppelte Schritte innerhalb des Teams.
Dateien in timez® ablegen, verwalten und jederzeit darauf zugreifen
Cloudbasierte Lösungen gibt es viele. Die Vorteile davon kennen alle, die bereits damit arbeiten. Aber cloudbasiert auf Daten zugreifen und das in einem digitalen Tool für Zeiterfassung?
Für das Arbeiten in Projekten ein großer Vorteil und echter Nutzen, für alle Teammitglieder. Gerade für Mitarbeiter:innen die aktuell im Home-Office arbeiten entfällt der Zugriff auf Daten über VPN-Tunnel. Unternehmen mit Mitarbeiter:innen die regelmäßig beim Kunden vor Ort oder auf Baustellen arbeiten, bietet diese Funktion ebenfalls dauerhaft viele Vorteile.
Ob PC, Tablet oder Smartphone. Die Daten sind alle gesammelt innerhalb einer Anwendung greifbar und einsehbar. Ob Baupläne für Architekten, Präsentationsunterlagen für Agenturen oder Waren- und Auftragsblätter für Handwerker. In timez® sind alle Daten greifbar, sicher abgelegt nach DSGVO-Gesetzesvorgaben und für mehrere Teammitglieder einsehbar.
Auch HR-Abteilungen können ganze Bewerbervorgänge als Projekte anlegen und die Daten dort abspeichern oder Anwaltskanzleien und Steuerbüros nach Mandanten geordnet Vorgänge anlegen, Daten ablegen und von überall aus in Echtzeit darauf zugreifen.
Aufgaben erstellen, zuteilen, einsehen
Ob im Team, der Abteilung oder für die eigene Organisation von Arbeitsabläufen. Die Funktion zur Erstellung oder Zuteilung von Aufgaben ist ein praktischer Helfer, um Termine und Deadlines im Blick zu behalten und der Zettelwirtschaft auf dem eigenen Schreibtisch oder im Home-Office den Kampf anzusagen. Zudem hat man alle Aufgaben und Deadlines immer bei sich und kann sie jederzeit einsehen. Auch auf Geschäftsreisen oder beim Kunden vor Ort. Nichts geht verloren oder vergessen.
Einfach eine Aufgabe erstellen, Notizen hinzufügen und Termine definieren. Die Aufgaben sind dann persönlich oder auch für mehrere Teammitglieder sichtbar. Auf dem Dashboard werden alle ToDo´s angezeigt. Nach Deadline strukturiert. Einfacher geht es kaum.
Reporting
Es gibt unterschiedliche Gründe, Parameter und Faktoren für das Reporting von Arbeitszeiten oder Projektzeiten.
Die Einhaltung von Arbeits- und Pausenzeiten, das Erfassen von Überstunden oder die genaue Erfassung von Projektzeiten sind einige davon. Als Freelancer, Berater oder externer Dienstleister ist es hilfreich zur Dokumentation und Abrechnung beim Kunden, alle Zeiten direkt und unterteilt nach Kunden/Projekten zu erfassen. Als Unternehmen hingegen kann es relevant sein, um die Einhaltung von Arbeitsschutzgesetzen nachzuweisen oder für die Dokumentation von Aufwand für weitere Projekte und Budgetplanungen gleicher Art.
Eines haben jedoch alle Gründe gemein: Nicht allein die Erfassung von Zeiten ist wichtig. Auch eine einfache Auswertung ist wichtig. Das geht natürlich durch das Zusammenfügen endloser Excel-Sheets und Dateien mit vielen Formeln und noch mehr potenziellen Fehlerquellen. Die es dann zu Versenden gilt oder ausgedruckt werden, um einen umfassenden Überblick zu behalten. Zugriff meist nur über PC, in seltenen Fällen via Cloud.
New Work geht anders. Vor allem im Zuge der Digitalisierung. timez® hat auch hier die passende Lösung für alle, die einfach und smart Arbeiten möchten.
Durch die Report-Funktionen bietet timez® die Möglichkeit, neben der übersichtlichen Echzeit-darstellung von Arbeitszeiten, Projektarbeitszeiten oder Überstunden auch die Möglichkeit, direkt Kosten auszuwerten oder Stundensätze mit Zeiten zu versehen und Budgets zu verwalten. Als Freelancer oder externer Dienstleister ist man so per Knopfdruck in der Lage, dem Kunden Budgetinformationen zu erteilen oder direkt per PDF- oder CSV-Datei zukommen zu lassen. Als Abteilungsleiter:in hingegen kann man per Knopfdruck der Unternehmensleitung Infos zu Budgetstand oder Arbeitsaufwand bei Projekten geben. Auch unterteilt nach internen Aufwänden und externen Aufwänden.
Buchhaltung mit API-Schnittstellen
Diese Daten und Informationen können dann für den relevanten Zeitraum oder das relevante Projekt an die Buchhaltung gegeben werden. Als Basis für die Rechnungsstellung an interne Abteilungen oder Kunden. timez® bietet darüber hinaus die Möglichkeit, per API-Schnittstelle an bestehende Software-Programme wie etwa SAP, Sage, DATEV oder LexOffice angebunden zu werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit noch einfacher, Fehlerquellen noch weiter minimiert und Abläufe weiter optimiert und effizienter gestaltet.
Das Fazit: timez® revolutioniert das digitale Arbeiten!
Ab 3,69 € monatlich erhalten Unternehmen ein digitales Tool, das weit mehr kann als Zeiterfassung. Durch die browser- und App-basierte Lösung entfallen Installations- und Wartungskosten wie bei anderen Software-Lösungen komplett. Clouds sind zudem obsolet und auch zusätzliche Programme für Projektmanagement können durch timez® ersetzt werden. Darüber hinaus bietet timez® die Möglichkeit, auch spezifische (API-)Schnittstellen bereitzustellen oder einzelne Funktionen und Berechtigungen speziellen Unternehmensvorgaben anzupassen – dazu ist eine Kontaktaufnahme erforderlich, um alle Anforderungen gemeinsam zu prüfen. Warum also warten? timez® testen lohnt sich.
timez® – die smarte Art, Zeit zu erfassen.
