In Projekten denken – Abteilungsübergreifendes Arbeiten
Projektarbeit, Projektmanagement, Projektzeiterfassung – viele von uns kennen es: Das Arbeiten in Projekten. Projektarbeit kann komplex sein und ist meist abteilungsübergreifend. Manchmal auch mit Projektmitgliedern außerhalb der eigenen Organisation. Ob andere Firmen, Partner oder externe Dienstleister, bei jedem Projekt bedarf es einer genauen Planung und die Bereitstellung von Daten und Unterlagen für alle Projektmitglieder.
Viele Projekte – ein Tool
Das hat für viele Projekte die Folge, dass unter anderem die Bereitstellung von Daten geklärt werden muss. Ein zentraler Speicherort muss gefunden werden, auf den alle Projektmitglieder Zugriff haben. Darüber hinaus müssen Timings und ToDo`s einheitlich erfasst werden und Projektzeiten durch alle Projektmitglieder erfasst werden.
Wie erfolgt das aktuell in Ihrem Unternehmen? Verfügen alle Projektmitglieder über Zugänge zu den Daten? Gibt es Überschneidungen bei der Bearbeitung von Dokumenten oder greifen Sie in Echtzeit auf Dokumente zu? Können Sie alle Projektzeiten direkt einsehen? Sind externe Dienstleister mit eingebunden in Workflows?
Projektmanagement leicht gemacht
Natürlich lässt sich eine Zusammenarbeit von mehreren Abteilungen oder Organisationen durch die Digitalisierung realisieren. Doch wie viele unterschiedliche Programme werden dafür benötigt, um ganzheitlich in einem Projektteam zusammen zu arbeiten?
Programme sind zudem oft mit Softwarelizenzen verbunden, die Updates benötigen, Wartungen und mit Service-Gebühren versehen sind. So steigt bei größeren Projekten nicht nur die Anzahl der Projektmitglieder, sondern auch die Kosten für die Projektverwaltung erhöhen sich oft um ein Vielfaches.
Ist das heute überhaupt noch nötig? Sicher nicht. Denn es gibt gute, günstige und vor allem benutzerfreundliche Alternativen, die appbasiert genutzt werden können. Ganz ohne Lizenzen, Softwareinstallationen oder Wartungsaufwand.
Wie funktionieren die appbasierten Tools zum Projektmanagement?
Natürlich gibt es auch in diesem Bereich viele unterschiedliche Anbieter und Lösungen. Diese gilt es zu betrachten, nach Möglichkeit zu testen und genau zu prüfen, welche der Lösungen die richtige für die Projekte in ihrem Unternehmen und für ihre Projektteams sind.
Wenn man neben dem Projektmanagement – also dem Managen von Inhalten innerhalb von Projekten – auch Wert auf eine Erfassung von Projektzeiten legt, auf Kommunikation und Interaktion unter den Projektmitgliedern, die Bereitstellung und DSGVO-konforme Sicherung von Daten in Echtzeit und darüber hinaus flexibel interne und externe User zu Projekten hinzufügen möchte, dem empfehlen wir timez®. timez® ist eine App für Zeiterfassung und zeichnet sich durch die vielen weiteren Funktionen aus, die es einem Unternehmen ermöglichen, alle notwendigen Arbeitsschritte in nur einer App durchzuführen. timez® kann auf jedem beliebigen Endgerät genutzt werden. Die User erhalten individuelle Berechtigungen und durch das Anlegen von Projekten ist es möglich, auch einzelne Projektteams zu erstellen. Diese können dann abteilungsübergreifend und auf Wunsch auch organisationsübergreifend miteinander arbeiten. Durch den sicheren und zertifizierten Datenspeicher in Deutschland können in timez® alle Projektdaten abgelegt werden. Die Projektmitglieder erhalten in Echtzeit Zugriff auf die Daten. So kann es zu keinerlei Überschneidungen im Bearbeiten von Dateien kommen. Innerhalb der Projekte können zudem To-Do‘s vergeben werden, Kommentare angelegt und Kerninformationen in der Wissensbasis erfasst werden. Darüber hinaus gibt es eine Kalenderfunktion, die automatisch Termine für die Projektmitglieder übernimmt und auch Urlaubs- und Krankheitstage erfasst. Auch Dienst- und Schichtpläne können erstellt werden, sofern dies für die erfolgreiche und reibungslose Durchführung der Projekte erforderlich ist.
Projektzeiterfassung, um Kosten und Auslastungen zu überblicken
Doch timez® kann noch mehr! Als App für die Erfassung von Arbeitszeiten ist diese Funktion natürlich auch für Projekte möglich. Die Projektzeiterfassung bietet viele Vorteile. Neben der Tatsache, dass auch für die Erfassung der Arbeitszeiten keine weiteren Tools oder Softwarelösungen mehr erforderlich sind, werden Arbeitszeiten direkt projektbezogen erfasst. Auslastungen der Teammitglieder, Budgetstatus und Kosten für Kunden sind so auf einen Blick verfügbar und bieten die Möglichkeit, schnell und unkompliziert zu reagieren. Bei Budgetüberschreitungen etwa ist es möglich, den Kunden direkt in Kenntnis zu setzen und gemeinsam zu prüfen, wie die weiteren Schritte sind. Auch für weitere Projektkalkulationen oder die Abrechnung externer Dienstleistungen ist die Erfassung von Projektzeiten innerhalb der App ein großer Vorteil. Dazu stellt timez® ein eigenes Reporting zur Verfügung.
Projektarbeit in unterschiedlichen Branchen
Jede Branche hat unterschiedliche Anforderungen für die Arbeit in Projektteams. Auch das hat timez® berücksichtigt. Durch die hohe Flexibilität, Nutzer individuell einzurichten und die Möglichkeit, timez® immer und überall zu nutzen gibt es eigentlich keine Einschränkungen für die Projektarbeit innerhalb einer bestimmten Branche. Ob Ingenieurteams, Montagedienste, Monteure, Agenturen oder technische Projektteams. timez® bietet mit den vielfältigen Funktionen für jede Branche die passende Lösung. Zum immer gleichen Preis. Und auch die Zeiterfassung ist inklusive. So erfüllen alle Unternehmen die gesetzliche Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs Arbeitszeiten DSGVO-konform zu erfassen und zu dokumentieren.
Abteilungsübergreifende Projektteams – mit timez® effizient arbeiten
Abteilungsübergreifendes Zusammenarbeiten und auch branchenübergreifendes Zusammenarbeiten sind mit timez® jederzeit gewährleistet. Es gibt quasi keine Grenzen mehr, in Projektteams zusammen zu arbeiten und nur noch in Projekten zu denken. Ob und wie andere Anbieter in diesem Bereich agieren, können wir an dieser Stelle nicht umfassend beantworten. Wir können nur empfehlen, sich mit den Möglichkeiten einer App auseinanderzusetzen, um digital und in nur einem Tool gemeinsam mit allen Teammitgliedern in oder mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten.
Denn: Softwarelizenzen, Installationen von Programmen und an den PC gebundene Tools sind heute schon überholt. Sie sind in der Regel wesentlich teurer und aufwendiger im Handling, als es Apps sind, die man immer und überall abrufen kann und so zu einem uneingeschränkten Arbeiten in Projektteams beitragen.
Testen Sie die Möglichkeiten
timez® bietet, wie viele andere Anbieter auch, eine kostenlose Testphase. Ein großer Vorteil für Unternehmen, die sich noch über Kosten und Nutzen bewusst werden möchten und prüfen wollen, ob das Tool die Voraussetzungen erfüllt, die es für das übergreifende Arbeiten in den eigenen Projektteams benötigt.
Nutzen Sie diese Möglichkeit und testen Sie unverbindlich und kostenlos die Projektarbeit in timez®. Legen Sie Projekte an, erfassen Sie Arbeitszeiten auf einzelne Projekte, laden Sie Daten rein und füllen Sie die Wissensbasis mit ersten Informationen. Sie werden feststellen, wie komfortabel das Arbeiten per App oder browserbasiert sein kann.
Und wenn Sie mehr wissen wollen, vereinbaren Sie einfach einen Demo-Termin. Hier können Sie auch direkt besprechen, welche Programme an timez® per API-Schnittstelle angebunden werden müssen, damit Sie zum Beispiel direkt eine Anbindung an Ihre Buchhaltung erhalten. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Erlauben Sie sich also in Projekten zu denken, wenn das für den Erfolg Ihres Unternehmens maßgeblich ist.
