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3G-Status am Arbeitsplatz DSGVO-konform dokumentieren

Seit dem 24. November ist es nun auch in Deutschland verpflichtend – 3G am Arbeitsplatz. Das bedeutet für Unternehmen, einen Nachweis der eigenen Mitarbeiter:innen einzufordern, ob diese geimpft, genesen oder getestet sind.

Das stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Auch wenn viele auf freiwilliger Basis weiterhin Schnell-Tests am Arbeitsplatz angeboten haben, so war es bisher nicht verpflichtend diese Nachweise zu dokumentieren und auch zu prüfen. Je nach Unternehmensgröße und auch Branche gibt es dabei unterschiedliche Vorgehensweisen und mögliche Abläufe. Unternehmen etwa, deren Mitarbeiter:innen auf Baustellen oder auf Montage arbeiten, fehlt die Möglichkeit den täglich geforderten Testnachweis im Büro abzugeben. Oftmals haben diese Mitarbeiter:innen auch keinen Zugang zu einem PC. In großen produzierenden Unternehmen erfolgen Zugangskontrollen über den Werksschutz. Dort können Informationen über die Mitarbeiterkarte hinterlegt werden. Doch auch dort müssen die Testnachweise gesammelt und sicher ablegt werden, damit die Fachabteilungen jederzeit darauf Zugriff haben.

Der organisatorische Aufwand ist umfangreich. Auch wenn es darum geht, wenn etwa genesene oder geimpfte Mitarbeiter:innen Ihren Status verlieren. Hier ist es ebenfalls notwendig mit einer Lösung zu arbeiten, die die Fachabteilung auf den Ablauf des Status aufmerksam macht, um aktuelle Unterlagen oder Testnachweise einzufordern.

3G-Erfassung per App

Momentan gilt es für viele Unternehmen noch den aktuellen Status der Mitarbeiter:innen zu erfassen. HR-Abteilungen haben hier einen hohen Verwaltungsaufwand. Die Daten müssen vom Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt, von der HR-Abteilung geprüft und dann intern verwaltet werden. Unter Einhaltung von Betriebsvereinbarungen und Datenschutzrichtlinien.

Nach der Erfassung des Status ist es wichtig, die Dauer der Gültigkeit zu vermerken und sicherzustellen, dass bei Ablauf dieser Gültigkeit ein Hinweis erscheint, bei dem Mitarbeitenden einen aktuellen Nachweis im Sinne der 3G-Regel einzufordern.

Unmengen von Daten und auch Gültigkeitsterminierungen gilt es zu erfassen, sicher abzulegen und zu überprüfen. Für alle diese Schritte bietet timez^® eine schnelle, rechtskonforme und sichere Lösung. Denn timez^® ist DSGVO-konform, verfügt über eine zertifizierte Datenhaltung in Deutschland und kann ohne die Installation von Software direkt eingesetzt werden.

3G am Arbeitsplatz ganz einfach mit timez^® umsetzen

Die Vorteile mit timez^® als App oder browserbasiert zu arbeiten, um die 3G-Regelung am Arbeitsplatz vollumfänglich umzusetzen und damit einhergehenden Vorgaben einzuhalten sind vielseitig:

1. Die Mitarbeiter:innen können Ihre Nachweise eigenständig in timez^® laden
2. Nur Mitarbeiter:innen mit entsprechenden Berechtigungen können die Daten einsehen
3. Termine für den Auslauf der Nachweise können direkt terminiert werden und werden automatisch am Dashboard des verwaltenden Mitarbeitenden angezeigt
4. Die Daten der Mitarbeitenden sind DSGVO-konform verwaltet und in Echtzeit verfügbar
5. Mitarbeiter:innen können immer und überall aktuelle Testnachweise hochladen

Datenerfassung, Upload von Testzertifikat oder Impfnachweis immer und überall

Durch die App benötigen die Mitarbeiter:innen keinen PC oder Laptop, können Nachweise aus Testzentren direkt am Handy dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen und müssen zudem nicht vor Ort am Unternehmenssitz sein, um allen Vorgaben nachzukommen. Die HR-Abteilung hat darüber hinaus den Vorteil, dass alle Daten gebündelt in einer App zur Verfügung stehen und die Verantwortlichen immer in Echtzeit auf die Daten zugreifen können. Das ist vor allem bei Kontrollen wichtig, die nicht direkt im Unternehmen sondern auf Baustellen oder anderen externen Betriebsstätten stattfinden. Auch für Mitarbeitende, die beim Kunden vor Ort arbeiten, bietet die Erfassung der Daten per App viele Vorteile für den Kunden aber auch für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmenden selbst.

25 GB Datenspeicher inklusive

timez^® bietet je Unternehmen einen 25GB-Datenspeicher, der gegen Aufpreis beliebig erweitert werden kann. Die Daten selbst werden an drei unterschiedlichen Serverstandorten in Deutschland sicher gehostet und in so gesichert, dass es quasi zu keinem Datenverlust kommen kann.

Die weiteren Vorteile von timez^® direkt mitnutzen

timez^® hilft darüber hinaus auch die zweite in Kraft getretene Vorgabe einzuhalten. Das Arbeiten im Home-Office für alle Mitarbeitenden, bei denen dies ermöglicht werden kann.

Mit dem Zugang zu timez^® haben die Mitarbeitenden zudem die Möglichkeit, direkt Ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Denn auch im Home-Office müssen Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und Arbeitgeber sind für die Wahrung der Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden nach dem Arbeitsschutzgesetz und der Rechtsprechung des EuGHs verantwortlich.

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist über das Dashboard immer und überall möglich. Der Mitarbeitende müssen dazu einfach die App starten oder über den Browser in timez^® gehen. Arbeitszeiten werden automatisch berechnet und Mitarbeitende erhalten zudem direkt über das Dashboard die Information über aktuelle Arbeitszeiten, Überstunden und auch über Resturlaubstage. Darüber hinaus können sie über den Kalender Schicht- und Dienstzeiten einsehen oder Abwesenheiten von anderen Kolleg:innen die etwa in Urlaub sind.

timez® ist direkt startbereit

3G am Arbeitsplatz muss direkt umgesetzt werden und erfordert bei Testnachweisen aktuelle Daten. Mit timez^® können Sie direkt starten, haben immer und überall Zugriff auf alle Daten in Echtzeit. Darüber hinaus können Sie in timez^® individuelle Berechtigungen für den Zugriff auf die Daten erteilen.

Darüber hinaus können Sie Ihre Arbeitszeiterfassung direkt digitalisieren und den Mitarbeitenden im Home-Office Sicherheit in der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bieten.

Und das alles für nur 3,69 € pro Monat und User. Testen Sie timez^® direkt oder vereinbaren Sie einen Video-Call zum Kennenlernen aller Funktionen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Wir garantieren Ihnen einen Termin innerhalb von 24 Stunden. Nach Ihrer Entscheidung sind Sie innerhalb von wenigen Minuten in der Lage mit timez® vollumfänglich zu Arbeiten.