Zeiterfassung und mehr für alle Verwaltungen

timez® – die smarte Art,
Zeit zu erfassen

Zeiterfassung in der Verwaltung. Ob in Behörden, Rathäusern, Ämtern oder als Verwaltungsfachangestellte in Schulen oder öffentlichen Einrichtungen. Für die Mitarbeiter:innen in der Verwaltung ist die Erfassung von Arbeitszeiten wichtig und wird von vielen Arbeitgeber:innen gefordert.

Arbeitszeiterfassung in Verwaltungen – Dokumentation der Arbeitszeiten für mehr Rechtssicherheit

Die Erfassung von Arbeitszeiten soll für beide Seiten Rechtssicherheit geben. Denn Mehrarbeit kann in vielen Verwaltungen durch Gleitarbeitstage abgefeiert werden. Mitarbeiterinnen, die schwanger sind, müssen sich zudem per Gesetz strikt an die Einhaltung der Arbeitszeiten halten. Und der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass dieses Gesetz zur Wahrung der Gesundheit von Mutter und Kind, vollumfänglich Beachtung erhält.

Digitalisierung der Stempeluhr und Stechkarte

In vielen Verwaltungen wie etwa Rathäusern, Landratsämtern oder Finanzämtern wird die Arbeitszeit per Terminal oder Stechkarte erfasst. Doch mit der Digitalisierung, die seit 2020 immer relevanter geworden ist und rasant Einzug halten musste, entfiel für viele Mitarbeiter:innen die Zeiterfassung gänzlich. Das Terminal war vom Home-Office aus einfach nicht zu bedienen.

Um der Entwicklung der Digitalisierung auch im Bereich der Arbeitszeiterfassung nachzukommen, bietet timez® die Zeiterfassung per App oder browserbasiert an. 100% DSGVO-konform, mit sicherer und zertifizierter Datenhaltung in Deutschland. An drei unterschiedlichen Serverstandorten.

Projektbezogene Zeiterfassung per App im Amt

Mit timez® können Verwaltungsangestellte und auch Beamte immer und überall Ihre Arbeitszeit erfassen. Einfach den Browser oder App auf jedem beliebigen Endgerät starten und mit nur einem Klick Arbeitszeiten erfassen. Für Mitarbeiter:innen, die für unterschiedliche Projekte arbeiten, gibt es über die Projektzeiterfassung die Möglichkeit, auch diese Arbeitszeiten sekundengenau und direkt auf das Projekt bezogen zu erfassen. Mit dem übersichtlichen Reporting können diese Zeiten dann mit nur einem Klick exportiert und dem Vorgesetzten oder dem Fachamt zur Verfügung gestellt werden.

Datenzugriff immer und überall – auch in Fachausschüssen oder politischen Gremien

Im öffentlichen Dienst sind oft politische Verpflichtungen und die Aufbereitung von Unterlagen für Gremien und Fachausschüsse wie etwa den Magistrat oder die Stadtverordneten wichtig. Auch die Teilnahme an Sitzungen in den Abendstunden gehört zum Arbeitsalltag vieler Fachkräfte im öffentlichen Dienst. Diese Sitzungen finden oftmals nicht am Arbeitsplatz, sondern in Sitzungssälen oder Mehrzweckhallen statt und sind öffentlich. Auch dort ist die Erfassung von Arbeitszeiten oft nicht möglich. Mit timez® schon. Darüber hinaus kann der Mitarbeitende alle relevanten Unterlagen und Dokumente für die Sitzung in timez® hochladen und jederzeit in Echtzeit darauf zugreifen.

Unschlagbar günstig

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Übersichtliches Reporting von Budgets und Projektzeiten

Um in den politischen Gremien umfassend über Budgets, Projektstatus oder Planungen Auskunft zu geben, bietet timez® mit Hilfe des Reportings vielfältige Möglichkeiten. Die Daten sind alle als PDF- oder CSV-Datei exportierbar und können so im Nachgang jederzeit an Ausschussmitglieder versendet werden.

Aufgabenverwaltung im öffentlichen Dienst mit timez®

In Verwaltungen sind darüber hinaus auch viele organisatorische Tätigkeiten notwendig. Durch die praktische Aufgabenfunktion in timez® können Aufgaben erstellt, zugeordnet und termingerecht abgearbeitet werden. Dank dem übersichtlichen Dashboard und dem integrierten Kalender behält jeder Mitarbeitende einen einfachen Überblick über die wichtigsten ToDo`s, aber auch über An- und Abwesenheiten von Kolleg:innen oder anderen relevanten Mitarbeiter:innen.

Rechtskonforme Userverwaltung

Durch die Userverwaltung können individuelle Berechtigungen vergeben werden. Auch an externe Dienstleister:innen, um gemeinsam in timez® zu arbeiten und dort direkt deren Projektarbeitszeiten zu erfassen. Auch Aushilfen können jederzeit ergänzt oder entfernt werden und die auszubildenden Verwaltungsfachangestellten können bei dem Wechsel in andere Ämter und Abteilungen mit nur wenigen Klicks in Ihren Berechtigungen angepasst werden ohne einen neuen Account anlegen oder eine neue Lizenz vergeben zu müssen.

Nutzen Sie timez® auch über die reine Zeiterfassung hinaus?

Mit der Nutzung von timez® haben Verwaltungen und der öffentliche Dienst eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Arbeitsschritte zu digitalisieren und das Arbeiten immer und überall für alle Mitarbeiter:innen zu ermöglichen. Neben der Zeiterfassung in der App oder über den PC oder ein Tablet bietet timez® folgende Funktionalitäten, die alle im monatlichen Preis von nur 3,69 € (ab 100 Nutzer günstigere Preise auf Anfrage) enthalten sind:

  • Arbeitszeitenrechner und Überstundenanzeige auf dem übersichtlichen Dashboard
  • Terminplanungen über den Kalender
  • Urlaubsgenehmigungsprozess mit automatischem Eintrag in den Kalender
  • Dateiverwaltung, auch im Team auf Projektbasis möglich
  • Reporting-Funktion mit Anbindung per API-Schnittstelle an jedes Buchhaltungssystem
  • Aufgabenverwaltung für einzelne Mitarbeiter oder ganze Ämter
  • Individuelle Userverwaltung entsprechend allen gesetzlichen Vorgaben

 Sie möchten mehr erfahren über timez® und die Arbeitszeiterfassung für Verwaltungen?

Dann laden wir Sie herzlich in unsere timez® Academy ein. Unter „Videos“ finden Sie viele Funktionalitäten erklärt. Einfach Video starten und direkt mehr zu timez® und dem Arbeiten in der App erfahren.

Und wenn Sie noch Rückfragen haben, können Sie uns jederzeit über unseren Chat, per Mail oder telefonisch kontaktieren. Wir beantworten Ihre Fragen gerne.