HR meets Zeiterfassung
Die Relevanz der Zeiterfassung für HR-Abteilungen und HR-Fachkräfte
Zeiterfassung, Zeitwirtschaft oder die Dokumentation von Arbeitszeiten. Viele Begrifffe und umschreibende Worte für eine essentielle Funktion des Personalmanagements, die für alle Mitarbeiter:innen eines jeden Unternehmens Relevanz hat. Ob für festangestellte Fachkräfte, Auszubildende oder Aushilfen sind diese Branchen- als auch Berufsunabhängig. Denn die Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten ist Bestandteil des Arbeitsschutzgesetzes auf nationaler Ebene und seit Mai 2019 auch auf europäischer Ebene verpflichtend. Auch wenn die Erfassung der Arbeitszeiten den einzelnen Mitarbeiter:innen obliegt, so hat die HR-Abteilung die Aufgabe, diese Zeiten entsprechend zu prüfen und auch zu dokumentieren. Dabei nutzen Unternehmen die unterschiedlichsten Modelle. Von der klassischen Stempeluhr bis hin zu digitalen Zeiterfassungslösungen, wie sie timez® bietet. Per App oder browserbasiert, um die höchstmögliche Flexibilität für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen zu bieten und allen gesetzlichen Vorgaben wie etwa dem EuGH-Urteil oder der Datenschutzverordnung vollumfänglich nachzukommen.
Die Personalabteilung und Ihre Aufgaben innerhalb eines Unternehmens
Die Personal- oder HR-Abteilung übernimmt eine Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben im Personalbereich. Dazu zählen zusammengefasst die nachstehenden Hauptbereiche:
- Personalbeschaffung
- Personalentwicklung
- Personalplanung
- Personalbedarfsentwicklung
- Personaleinsatz
- Personalbeurteilung
- Personalfreistellung
- Personalabrechnung
- Personalverwaltung
- Personalmanagement
Einhaltung von Arbeits- und Datenschutz sowie Arbeitsrecht
Ein weiterer wesentlicher Aufgabenbereich der Personalabteilungen ist die Einhaltung von Arbeits- und Datenschutz und damit einhergehend die Einhaltung des Arbeitsrechts. Personaler:innen haben die Aufgabe Geschäftsleitung, Führungskräfte, Mitarbeiter:innen sowie deren Vertreter (etwa der Betriebsrat) im Hinblick auf arbeitsrechtliche Fragestellung und Themen zu beraten. Auch im Hinblick auf Sondersituationen wie etwa die pandemische Lage und die damit verbundenen neuen Arbeitssituationen.
Zur arbeitsrechtlichen Regelung zählen auch beispielsweise Gehaltsabrechnungen oder die Zeiterfassung bzw. Zeitwirtschaft, die eingehalten und nachweisbar dokumentiert werden muss. So überwacht und kontrolliert die Personal- oder HR-Abteilung Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden oder Urlaubsanträge. Sie ahndet Verstöße der Arbeitnehmer:innen (Abmahnungen bei unentschuldigten Fehlzeiten etwa) und achtet auf die Einhaltung von personalrelevanten Richtlinien und Personalangelegenheiten.
Die Aufgaben der Personalabteilung im Bereich der Zeiterfassung
Das Portfolio rund um die Zeiterfassung ist vielfältig, denn es umfasst:
- die Überwachung der Arbeits- und Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter
- die Verwaltung der Abwesenheiten und Urlaube
- Kontrolle der Zeiterfassung
- Die Planung und Organisation der Arbeitszeiten
Somit wird die Zeiterfassung für die Bereiche der:
- Personalbeschaffung
- Personalentwicklung
- Personalplanung
- Personalbedarfsentwicklung
- Personaleinsatz
- Personalbeurteilung
- Personalabrechnung
benötigt und die Zahlen werden auf unterschiedlichste Weise herangezogen und genutzt. Das zeigt, weshalb eine Dokumentation der Arbeitszeit für alle Beteiligten – die Geschäftsführung, die Personalabteilung und die Mitarbeitenden – so wichtig ist.
Dabei hat jede der zuvor aufgezählten Gruppen andere Intentionen für die Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten oder Überstunden. Für die HR- und Personalverantwortlichen im Unternehmen steht meist die Gewährleistung der gesetzlichen Vorgaben im Vordergrund. Sie sind schlicht und einfach dazu verpflichtet, den Gesetzen vollumfänglich nachzukommen. Das gilt jedoch auch für Unternehmen, die keine Personalabteilung vorhalten. Hier ist es oftmals Aufgabe der Geschäftsführung, die Gesetze zu kennen und einzuhalten.
Wie erfolgt die Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen?
Um den gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentation der Zeiterfassung nachzukommen, gibt es unterschiedliche Modelle. Hier können Branche, Unternehmensgröße und die weitere Verwendung der erhobenen Daten eine Rolle spielen. Viele Unternehmen, gerade kleinere, glauben eine eigene Zeiterfassung etwas via Excel sei die kostengünstigste und einfachste Variante. Größere hingegen nutzen Terminals oder Stechuhren für die Erfassung der Arbeitszeiten. Diese Modelle sind gängig. Aber sind sie auch zeitgemäß, effektiv und effizient?
Betrachtet man sich die Erfassung der Arbeitszeiten etwa via Excel, entstehen alleine durch die Lohnkosten der darauf entfallenden Arbeitszeiten rund 15.000,-€, wenn man davon ausgeht, dass bei einem Unternehmen mit 50 Mitarbeiter:innen jeder Mitarbeitende pro Monat durchschnittlich nur eine Stunde für die Arbeitszeiterfassung inkl. Auswertung der Arbeitszeiten und Überstunden benötigt. Berücksichtigt sind dabei nicht die Personalkosten des Mitarbeitenden, der diese Listen zusammenfügen, auswerten, archivieren und die dort enthaltenen Informationen weiterverarbeiten muss.
Die Erfassung der Arbeitszeiten via Terminal oder Stempeluhr hingegen ist heute bereits meist digital. Im Hintergrund werden also Softwareprogramme installiert, die die erfassten Daten verarbeiten. Doch dabei gibt es zwei wesentliche Punkte, die auch diese Formen der Zeiterfassung in Frage stellen sollten:
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- Die Erfassung der Arbeitszeiten ist nur möglich, wenn der Mitarbeitende vor Ort ist. Home-Office-Arbeitszeiten können weder über ein installiertes Terminal noch über eine Stechuhr in der Firma erfasst werden.
- Die Mitarbeiter:innen können nur begrenzt eigenständig ihre Arbeitszeiten oder Überstunden einsehen. Dazu muss immer die Personalabteilung hinzugezogen oder befragt werden.
Die Arbeitszeiterfassung in der Praxis
Blicken wir auf die Personalabteilung und die arbeitsrechtlichen Vorgaben und werden etwas konkreter, können hier folgende Probleme entstehen, die real sind und im Internet recherchiert wurden:
Beispiel 1:
Hallo zusammen,
ich habe folgende Situation:
In unserer Firma erhalten wir monatlich eine Auflistung der geleisteten Soll/Ist-Stunden und des Stundensaldos. Nun habe ich im Gesamtsaldo eine Abweichung zu meinen eigenen Aufzeichnungen festgestellt und wollte vom Personalbüro die Stundenzettel (mit genauer Auflistung der Tagesstunden) für dieses Jahr per Email anfordern. Alles kein Problem, diese Aufstellung ist ja verfügbar… wurde aber von Personalbüro mit Verweis auf eine Anordnung vom Chef abgelehnt. Seiner Ansicht nach, kann ich gern jederzeit Einsicht in mein Stundenkonto nehmen, sofern ich das direkt in unserer Firmenzentrale im Personalbüro mache (die fast 60km entfernt ist). Schriftlich rausgeben will er nichts.
Ich weiß, dass ich nach § 83 (1) BetrVG ein Recht auf Einsicht in meine Personalakte habe und damit auch in die erfassten Arbeitszeiten. Geht das auch so weit, dass ich die Ausdrucke einfordern kann, oder ist mein Chef hier tatsächlich im Recht?
Mfg
Quelle: www.betriebsrat.de – (Link zum Chat: Ausdruck von Stundenzetteln – Arbeitszeit – Forum für Betriebsräte (betriebsrat.de)
Warum zeigen wir das? Uns geht es an dieser Stelle nicht um Recht oder Unrecht. Auch nicht darum aufzuzeigen, wie hier die korrekte Vorgehensweise ist. Dazu erfahren Sie mehr im Chat, den wir obenstehend als Link aufgeführt haben.
Wir möchten aufzeigen, was eine intransparente Erfassung von Arbeitszeiten für Auswirkungen haben kann. Mitarbeiter:in, Vorgesetzter und Personalabteilung sind involviert und verwenden wertvolle Arbeitszeit darauf, eine bestehende Dokumentation zu prüfen und einzusehen. Greifen wir daher wieder die Frage auf: Ist diese Form der Zeiterfassung noch zeitgemäß, effektiv und effizient?
Beispiel 2:
Noch ein weiteres Beispiel, ebenfalls im Internet recherchiert und real.
Rechtstipp: Chef muss Stundenzettel herausrücken
Arbeitgeber müssen unter Umständen ihre Aufzeichnungen zu geleisteten Arbeitsstunden herausgeben, damit Arbeitnehmer einen Anspruch auf Überstundenvergütung vor Gericht durchsetzen können. Das hat das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein entschieden.
Im konkreten Fall war der Kläger bei einem Autovermieter als Rückholfahrer beschäftigt. Zur Arbeitszeiterfassung musste er Anfang und Ende seiner Fahrten sowie die gearbeitete Gesamtstundenzahl auf einem Formular eintragen, das im Unternehmen verblieb.
Der Arbeitgeber hatte dem Kläger bei seiner Einstellung mitgeteilt, dass er keine eigenen Aufzeichnungen führen müsse und Überstunden vergütet würden.
Als das Unternehmen dem Kläger kündigte, verlangte dieser die Auszahlung angeblich geleisteter und noch nicht bezahlter Überstunden. Allerdings konnte er die Zahl der Überstunden nicht angeben, da er nicht über eigene Aufzeichnungen verfügte. Während das Arbeitsgericht die Klage des Fahrers abwies, bekam er vor dem Landesarbeitsgericht teilweise Recht.
Mitarbeiter darf sich auf Chef verlassen
Zwar seien Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet Auskünfte zu geben, auf deren Grundlage dann Arbeitnehmer ihre Ansprüche durchsetzen könnten, erläuterten die Richter. Allerdings habe sich der Kläger hier auf die Zusage seines Arbeitgebers verlassen dürfen, dass dieser die Arbeitszeiten erfasse und eine zusätzliche Buchführung daher nicht notwendig sei.
Das Landesarbeitsgericht verwies den Fall zurück an die Vorinstanz. Dort müssen die Richter nun auf Grundlage der vom Unternehmen erfassten Stundenzettel ermitteln, ob dem Kläger eine Überstundenvergütung zusteht.
Quelle: www.handwerk-magazin.de – Link zum gesamten Artikel: Rechtstipp: Chef muss Stundenzettel herausrücken – handwerk magazin (handwerk-magazin.de)
Anderes Beispiel, ähnlicher Beweggrund. Die erfassten Arbeitszeiten stehen auch diesem Mitarbeitenden nicht einfach zur Verfügung. Hier sind neben den internen Beteiligten sogar noch externe – Anwälte und Richter – involviert. Und auch hier stellt sich wieder die Frage, ob diese Arbeitszeiterfassung noch zeitgemäß, effektiv und effizient ist?
timez® – die smarte Art, Zeit zu erfassen
Kennen Sie schon die digitale Lösung zur Arbeitszeiterfassung? Diese ist nachweisbar zeitgemäß, effektiv und effizient. Für die Unternehmensleitung, die Personalabteilungen und die Mitarbeiter:innen gleichermaßen. Zumindest wenn es sich dabei um timez® handelt. timez® ist eine Softwarelösung, die über jeden Browser oder per App genutzt werden kann. Jeder Mitarbeitende muss lediglich in der App die Arbeitszeit starten und schon wird diese sekundengenau, gesetzeskonform nach EuGH und DSGVO-konform die Arbeitszeit erfasst, dokumentiert und steht in Echtzeit zur Verfügung.
Auf dem übersichtlichen Dashboard hat jeder User sofort Einsicht auf seine geleisteten Arbeitszeiten und die Überstunden. Damit hat der Mitarbeitende direkten Zugang und Zugriff zu seinen Daten. Ebenso wie die Vorgesetzten oder die Personalabteilung. Jeder User kann mit eigenständigen Berechtigungen versehen werden. So kann etwas der Vorgesetzte die Stunden seiner Mitarbeiter:innen im Blick behalten oder die Personalabteilung ebenfalls auf die Zahlen zugreifen.
Sollte die Personalabteilung aufgrund von internen Vorgaben diese Zahlen nicht in Echtzeit einsehen dürfen, so können Abteilungsleiter:innen die Daten gesammelt mit nur einem Knopfdruck via CSV oder PDF-Datei exportieren und zu einem fixen Termin an die Fachabteilung senden.
Mit timez® ist Ihr Unternehmen flexibel und durch den Zugang, immer und überall, extrem effizient. Wege zu Terminals oder Stechuhren entfallen und auch die Zeiterfassung im Home-Office ist ohne Schwierigkeiten möglich.
Zeiterfassung so einfach wie nie?
Die Personal- und HR-Abteilung wird zudem entlastet. Denn timez® übernimmt alle Berechnungen und Reportings automatisch. Ein Knopfdruck genügt und die Zahlen für Personalplanungen, Personalbedarfsentwicklung oder Personaleinsatz sind verfügbar. Es sind keine Updates mehr erforderlich, keine Lizenzen werden benötigt und es müssen keine Serverkapazitäten mehr vorgehalten werden, um der gesetzlichen Dokumentationspflicht nachzukommen.
So wird eine faire und korrekte Arbeitszeiterfassung gewährleistet und oben beschriebene Szenarien binden keine zusätzlichen Ressourcen, belasten das Budget oder verändern das Betriebsklima.
Was bedeutet eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung nach heutigem Rechtstand?
Das erste Beispiel stammt auf dem November 2018 und sollte daher heute bereits in der Arbeitswelt so nicht mehr vorkommen. Sofern Sie dieses Beispiel jedoch an Ihr Unternehmen erinnert, sollten Sie nachstehenden die Informationen zu den gesetzlichen Vorgaben ganz genau lesen.
Gesetzliche Grundlage der Arbeitszeiterfassung
Die allgemeine Verordnung einer Arbeitszeiterfassung ist im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die Vorschriften zum Umgang mit entsprechenden Daten im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgehalten. Das Arbeitszeitgesetz (1994) ist uneingeschränkt für Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland gültig und regelt die Einhaltung der Arbeitszeiten samt Pausenzeiten und Überstunden.
Bis Mai 2019 hatten Unternehmen auf Basis des Arbeitszeitgesetzes in Deutschland lediglich die Pflicht, jene Arbeitszeit zu dokumentieren, die über acht Stunden pro Tag hinausgeht, sowie die Sonn- und Feiertagsarbeit. Das Arbeitszeitgesetz fordert zwar eine korrekte Arbeitszeiterfassung, hatte jedoch keine detaillierte Erfassung zum Ziel. Das EuGH-Urteil vom Mai 2019 gibt vor, dass Arbeitgeber:innen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System vollständig erfassen.
Mit einer vollständigen Arbeitszeiterfassung können Beschäftigte einwandfrei nachvollziehen und belegen, wann sie mehr Arbeitszeit abgeleistet haben, als in ihrem Arbeitsvertrag geregelt wurde. Denn, so das EuGH-Urteil: „…Ohne Zeiterfassung sei nicht gewährleistet, dass Regelungen über festgelegte Arbeitszeiten wirklich eingehalten werden…“. Auch wenn diese Vorgabe noch immer kontrovers diskutiert und von einigen als nichtig angesehen wird, so ist auch der deutsche Gesetzgeber aufgefordert, das EuGH-Urteil in nationales Recht umzuwandeln. Bestätigt wurde diese nicht zuletzt durch das Gerichtsurteil 2020 in Emden, welches sich an dem EuGH-Urteil orientiert.
Quelle: www.arbeitsrechte.de
Fazit
HR- und Personalverantwortliche stehen hier ebenfalls im Fokus und sind daher gut beraten, das aktuelle Zeiterfassungssystem ihres Unternehmens auf gesetzliche Konformität sowie Effizienz und Effektivität hin zu überprüfen.
