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Zeiterfassung und Betriebsrat_Blog

Betriebsratskonforme Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist im Hinblick auf die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes und der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen.

Die Rechtsprechung unterscheidet weder nach Branche noch nach Unternehmensgröße, Firmierung oder ob das Unternehmen über einen Betriebsrat verfügt. Die Erfassung und Dokumentation ist nach europäischem Recht bindend für alle Unternehmen und geht über die im Arbeitszeitgesetz geltenden Vorgaben hinaus.

Mit seinem Urteil vom 14. Mail 2019 hat der europäische Gerichtshof entschieden, dass Unternehmen grundsätzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen durch Arbeitszeiterfassungssysteme zu protokollieren. Damit soll sichergestellt werden, dass den Arbeitnehmern die täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten sowie die Obergrenze für die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit der Arbeitszeitrichtlinie tatsächlich zugutekommt. Laut dem EuGH ist es nur durch das Ergreifen der entsprechenden Maßnahmen möglich, die EU-Grundrechtecharta und den durch die Arbeitszeitrichtlinie bezweckten Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer:innen durch Behörden und Gerichte kontrollieren zu können. Deshalb soll durch ein System zur Arbeitszeiterfassung die Überschreitung der Arbeitszeit bzw. die Unterschreitung von Ruhezeiten gemessen werden.

All diese gesetzlichen Vorgaben und darüber hinaus noch die Vorgaben des Datenschutzgesetztes umfasst die Arbeitszeiterfassung mit timez®. Durch die digitale Form der Zeiterfassung bietet das System die Flexibilität, um branchenunabhängig die Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen zu erfassen. Unabhängig davon, ob die Mitarbeitenden im Büro, auf der Baustelle, auf Montage oder im Home-Office arbeiten.

Die Rechtsprechung durch das EuGH ist bindend für Deutschland. Jedoch gibt es noch viele Unternehmen, die diesem Recht noch nicht vollumfänglich nachkommen. Ein großer Nachteil für viele Mitarbeiter:innen, in deren Unternehmen noch kein einheitliches System zur Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Überstunden im Einsatz ist. Arbeitnehmervertreter:innen oder auch Betriebsrat genannt, haben in diesem Bereich ein Mitbestimmungsrecht.

 

Der Betriebsrat

Für die Arbeitnehmer:innen setzt sich der Betriebsrat ein. Er wird von der Belegschaft gewählt und besteht aus Vertreter:innen dieser. Bereits ab fünf Beschäftigen die volljährig sind und von denen drei mindestens ein halbes Jahr im Unternehmen arbeiten, darf der Arbeitgeber die Wahl nicht verbieten oder verhindern. Je nach Unternehmensgröße hat auch der Betriebsrat eine entsprechende Stärke an Betriebsratsmitgliedern. Diese werden im Rahmen einer Wahl von den Arbeitnehmer:innen gewählt. Der Wahlvorgang als solches sowie die genauen Abläufe, um den Betriebsrat und die Mitglieder des Betriebsrats rechtskräftig zu wählen, sind im Betriebsverfassungsgesetz beschrieben. Dort sind auch die Aufgaben, Rechte und Pflichten des Betriebsrats ausgeführt. So hat der Betriebsrat vor allem

  1. Überwachungsaufgaben
  2. Gestaltungsaufgaben
  3. Schutzaufgaben
  4. Förderungsaufgaben

wahrzunehmen und zudem darüber zu wachen, dass Betriebsvereinbarungen, Gesetze, Unfallverhütungsvorschriften, Verordnungen sowie Tarifverträge eingehalten und durchgeführt werden.

Darüber hinaus ist vom Betriebsrat zu überwachen, dass Gesetze mit arbeits- und sozialversicherungsrechtlichem Inhalt zu Gunsten der Arbeitnehmer:innen vom Arbeitgeber beachtet und eingehalten werden.

Hierzu zählen auch die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten nach der aktuellen Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019. Dieser hat in seinem Urteil entschieden, dass jede Arbeitsstunde der Mitarbeiter:innen genau zu erfassen ist. Der Betriebsrat hat in diesem Bereich ein Mitbestimmungsrecht nach §87 Absatz 1 Nr. 2 und 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).

 

Rechtliche Vorgaben

Das deutsche Recht sieht in § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG lediglich vor, dass die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen, in Form von:

  • Überstunden
  • Mehrarbeit
  • Sonn- und Feiertagsarbeit

zu erfassen und natürlich auch einzuhalten ist. Die vollständige Arbeitszeit musste bislang nur für die nach § 17 MiLoG erfassten Wirtschaftsbereiche aufgezeichnet werden. Durch das Urteil des EuGHs muss nun die gesamte Arbeitszeit von allen Arbeitnehmer:innen vollständig protokolliert werden. Bestehende Zeiterfassungssysteme müssen daher gegebenenfalls angepasst und auch Betriebsvereinbarungen müssen entsprechend geändert werden.

Bei der Anpassung von bestehenden Vereinbarungen müssen auch datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt werden. Denn bei der Arbeitszeiterfassung werden Daten der Arbeitnehmer:innen erhoben. Nach § 32 BDSG dürfen Arbeitgeber Arbeitnehmerdaten nur erheben, verarbeiten und nutzen, wenn dies für die Einstellungsentscheidung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Der Grundsatz der Datensparsamkeit in Verbindung mit § 32 BDSG besagt eindeutig, dass nur die wirklich zwingend notwendigen Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen. Nicht mehr erforderliche Daten sind zu löschen.

timez® bietet daher die Möglichkeit, Nutzerdaten individuell anzulegen und zu verwalten. So kann jedes Unternehmen sowohl gesetzliche Vorgaben vollumfänglich berücksichtigen und darüber hinaus auch Vorgaben aus der Betriebsvereinbarung einhalten. Dabei sind mitarbeiter-, team-, abteilungs,- und bereichsspezifische Einstellungen sowie unternehmenseinheitliche Einstellungen möglich. Damit kommt timez® in allen Funktionen auch den Vorgaben jedes Betriebsrates nach.

 

Der Betriebsrat als zentrale Entscheidungskraft

Unter anderem bei der Arbeitszeit und der Arbeitszeiterfassung hat der Betriebsrat umfangreiche Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn der Arbeitgeber eine neue technische Einrichtung einführen will, die zur Mitarbeiterüberwachung geeignet ist. Hierbei geht es auch um Zeiterfassungssysteme.

Bei Zeiterfassungssystemen geht es in erster Linie um die Erfassung von Arbeitszeiten eines einzelnen Mitarbeitenden. Die zur Verfügung stehenden Systeme sind dabei genauso vielseitig, wie die Unternehmen und Branchen und auch die vorherrschenden Arbeitszeitmodelle, wie etwa:

Vertrauensarbeitszeit: Bei der Vertrauensarbeitszeit gibt es keine festen Arbeitszeiten. Es handelt sich nicht um ein Kontrollinstrument, sondern um eine vertrauensbildende Maßnahme.

Verwendungsbezogene Zeiterfassung: Hierbei bestimmt sich die Arbeitszeit nach der Arbeitsaufgabe. Arbeitnehmer planen in Gruppen oder jeder für sich, was Arbeitszeit ist und welche Arbeitszeit für welche Tätigkeiten verwendet wird.

Zeitbudget: Auch hierbei planen Mitarbeiter selbst, welche Zeit für welche Tätigkeiten oder Projekte zur Verfügung steht. Dieses Instrumentarium eignet sich für Sie besonders, wenn zusätzliche Projekte neben der eigentlichen Tätigkeit durchgeführt werden sollen.

Gleitzeit: Nahezu 50 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen Gleitzeitmodelle. Wesentliches Merkmal ist die Flexibilisierungsmöglichkeit des Arbeitnehmers. Er kann im Rahmen betrieblich vereinbarter Regelungen Beginn und Ende seiner täglichen Arbeitszeit individuell ändern.

Schichtarbeit: Schichtarbeit ist die Aufteilung der betrieblichen Arbeitszeit in mehrere Zeitabschnitte. Mitarbeiter haben versetzte Anfangszeiten und Arbeitszeiten mit unterschiedlicher Dauer und Lage.

Teilzeitarbeit: Arbeitnehmer arbeiten nicht mehr so viel wie vergleichbare Kollegen, sondern eben weniger.

Job-Sharing: Auch die Arbeitsplatzteilung ist eine Variante der Teilzeitbeschäftigung und in § 13 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes geregelt. Danach liegt Job-Sharing vor, wenn mindestens zwei Arbeitnehmer sich die Arbeitszeit an einem Arbeitsplatz teilen.

Unabhängig vom bestehenden Arbeitszeitmodell ist es jedoch unumgänglich den gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentation der Arbeitszeiten der Arbeitnehmer:innen nachzukommen. Denn die Rechtsprechung des EuGH möchte durch die Protokollierung der Arbeitszeiten sicherstellen, dass die Arbeitnehmer:innen die Arbeitszeiten nicht überschreiten und die Ruhezeiten nicht unterschreiten.

Vor allem in Hinblick auf Mitarbeiter:innen, die nicht fest verankert an einem Unternehmensstandort arbeiten, ist ein digitales System zur Erfassung der Arbeitszeiten wie timez® dem einer Stechuhr zum Beispiel vorzuziehen. Auch durch die Home-Office-Phase und die aktuelle hybride Form weist eine digitale Zeiterfassung viele Vorteile und eine Konstante auf, die Sicherheit für allen Seiten bietet.

Bei der elektronischen Erfassung der Arbeitszeiten ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG im Rahmen der Einführung zu beachten. Der Betriebsrat hat zwar kein Initiativrecht und kann die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung nicht erzwingen, im Hinblick auf die weiteren Komponenten zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben stellen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen sowie der Betriebsrat mit Hilfe einer digitalen Zeiterfassung wie timez® eine lückenlose Dokumentation von Arbeitszeiten, Projektzeiten, Pausenzeiten, Ruhezeiten und Überstunden sicher. Der große Vorteil: Alle Berechtigten haben gleichermaßen Zugriff auf die Daten und dadurch ist ein direktes Handeln im Falle von Unterschreitungen der Ruhezeiten und Überschreitungen der Arbeitszeiten möglich.

Bei timez® kann jeder Nutzer seine Arbeitszeiten und Überstunden direkt am Dashboard einsehen. Durch die Reporting-Funktion können zudem mit nur einem Klick die Arbeitszeiten aus einem beliebigen Zeitraum direkt exportiert und zur Verfügung gestellt werden. So ist es dem/der Arbeitgeber:in möglich, seiner/ihrer arbeitsschutzrechtlichen Pflicht nachzukommen, der Arbeitnehmer:in dokumentiert eindeutig und unstrittig seine Arbeitszeiten und auch der Betriebsrat kann bei Verstößen direkt einschreiten.

 

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer:innen in allen Beschäftigungsbereichen, mit Ausnahme der leitenden Angestellten im Sinne von §5 Abs. 3 BetrVG. Der Anwendungsbereich des Arbeitszeitgesetzes ist nicht auf die Tätigkeit an einer betrieblichen Arbeitsstätte beschränkt. Die zwingenden Regelungen gelten auch im Home-Office und bei mobiler Arbeit.

Arbeitgeber:innen müssen sicherstellen, dass die Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.  Die werktägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmer:innen darf nach §3 S. 1 ArbZG acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden pro Tag verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§3 S. 2 ArbZG). Das Arbeitszeitgesetz gibt damit eine durchschnittliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden pro Woche vor.

Überwacht wird die Einhaltung der Regelungen des ArbZG auch von staatlichen Aufsichtsbehörden, die berechtigt sind im Einzelfall gemäß § 17 ArbZG Arbeitszeitnachweise und sonstige Auskünfte einzuholen.

Für Arbeitgeber:innen, die diese Regelungen missachten, sind in den §§ 22 und 23 ArbZG Sanktionen vorgesehen. Für den Fall, dass Arbeitgeber:innen vorsätzlich oder auch nur fahrlässig gegen Arbeitszeitbestimmungen verstoßen, können bis zu 15.000 Euro Bußgeld verhängt werden.

Gefährdet ein Arbeitgeber durch vorsätzliche Verstöße gegen das ArbZG die Gesundheit oder die Arbeitskraft seiner Arbeitnehmer, sieht § 23 Abs. 1 ArbZG eine Freiheitstrafe von bis zu einem Jahr oder eine Geldstrafe vor. Wird die Gefahr für die Gesundheit oder die Arbeitskraft der Arbeitnehmer fahrlässig verursacht, reduziert sich der Strafrahmen auf eine Freiheitsstrafe von bis zu sechs Monaten oder eine Geldstrafe von maximal 180 Tagessätzen.

 

Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Ruhepausen – worauf Sie achten sollten

Unter Arbeitszeit wird die Zeit von Beginn bis zum Ende der täglichen Arbeit verstanden. Ruhepausen (geregelt in §2 Abs. 1 ArbZG) sind dabei nicht zu berücksichtigen. Jedoch ist die Einhaltung von Ruhepausen und Ruhezeiten durchaus rechtlich geregelt. Denn Arbeitnehmer:innen müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine unterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden nach §5 Abs. 1 ArbZG einhalten. Eine Tätigkeit innerhalb dieser 11 Stunden Ruhezeit, die eine Unterbrechung auslöst und Arbeitszeit darstellt, löst erneut eine elfstündige Ruhezeit aus.

Auch Ruhepausen können grundsätzlich Arbeitszeit im Sinne der EU-Arbeitszeitrichtlinie sein. Das entschied der EuGH erst kürzlich aufgrund einer Klage eines tschechischen Feuerwehrmanns. (Details dazu siehe: EuGH: Pausen können Arbeitszeit sein | Personal | Haufe)

Zeiterfassung und Betriebsrat treffen auf timez®

Auch wenn es im Grundsatz eine klare Vorgabe auf europäischer Ebene gibt: Die Einführung oder Sicherstellung einer Arbeitszeiterfassung die objektiv, verlässlich und zugänglich sein muss, gibt es bei der Auswahl eines geeigneten Systems viele spezifische Punkte, die es von Seiten der Unternehmen zu beachten gilt.

Unter anderem auch denen der Betriebsvereinbarung bzw. denen des Betriebsrates. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie timez® Sie bei der Einführung eines zukunftsorientierten, digitalen Systems zur Arbeitszeiterfassung per App unterstützen kann und zudem alle gesetzlichen Vorgaben, DSGVO-Vorgaben und die Vorgaben Ihres Betriebsrates einhält, dann testen Sie timez®. Kostenfrei, unverbindlich, ohne Vertragslaufzeit. Natürlich stehen wir Ihnen bei Rückfragen vorab persönlich zur Verfügung und besprechen vor dem Start Ihrer Testphase alle für Sie und Ihren Betriebsrat relevanten Punkte zur Arbeitszeiterfassung.

 

Quellen: betriebsrat.com, persoblogger.de, haufe.de

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